Хранение информации в компаниях — оптимизация процессов.

Любой бизнес держится не только на своём продукте, но и на информации. Так было испокон веков. И купцы в средние века, и владельцы первых акционерных банков должны были вести отчётность, хранить ценные данные и заботиться об их сохранности.

В нашу цифровую эпоху люди работают с информацией больше, чем когда-либо. Особенно остро проблема надёжного хранения файлов стоит в бизнесе. Любая компания, даже самая небольшая, ежедневно работает с огромным количеством цифровых данных и документов. Каждый год их объём увеличивается в 1,5 раза! Информацию надо где-то хранить. Это должно быть удобно, быстро и безопасно.

Информация и рабочий процесс

В хаосе рабочего процесса и каждодневных задач руководители и менеджеры не замечают, сколько времени и сил тратится просто на обмен информацией. Некоторые замшелые компании до сих пор хранят все документы на дисковых накопителях. Но это уже устаревший способ хранения информации — недостаточно быстрая передача данных, да и диск может просто потеряться. Что уж говорить о том, что информацией с физического носителя поделиться с другими сотрудниками не так уж легко.

Кто-то идёт дальше и хранит данные на флеш-картах, нося их с собой из кабинета в кабинет. Но опять же, не слишком удобно бывает распространить информацию другим членам команды. А в любом деле важна своевременность и скорость выполнения задачи. И конечно же, безопасность.

Проблема обмена данными

Когда в компании нет удобной и доступной каждому системы хранения и передачи информации, могут возникнуть трудности или даже настоящие проблемы в виде задержки сроков. Рассмотрим ситуацию на примере обычной строительной компании. Члены бригады делают фотографии объекта. Прорабу нужно будет приехать куда-то, где есть доступ к компьютеру, чтобы эти фото выслать заказчику. Без них не получится сделать портфолио, и работа замедляется из-за таких досадных технических моментов.

И такие ситуации происходят в любой, не только в строительной сфере. Во многих компаниях львиную долю хранимой информации занимают отчёты. Сотрудники отсылают их друг-другу, будучи в одном офисе или на разных концах Земли. Причём кто-то вышлет файл почтой, кто-то — отправит через мессенджер. В итоге файлы теряются, забываются и получается беспорядок. А его последствия порой бывают необратимы.

Решение

Многое в бизнесе зависит от надёжности хранения информации. Также важно, чтобы каждый сотрудник имел к ней мгновенный доступ. На ум сразу же приходят облачные хранилища, завоевавшие популярность и доверие всех, кто работает с документами по работе. С их помощью можно хранить различные файлы в “облаке”, так называемом виртуальном сервере.

Однако и у этой системы есть недостатки. Чтобы иметь доступ к облачному хранилищу, нужно или устанавливать приложение на смартфон, или заводить учётную запись в веб-версии облака.

Но существует и другое решение — чат-боты. Да-да, эти шустрые виртуальные помощники умеют не только общаться, но и надёжно хранить ваши файлы в облачном хранилище. Главное — научить их, а уж в этом мы мастера.

Бот Архиватор

Недавно мы уже писали о нашем Боте Архиваторе и его преимуществах. Он ничем не уступает облачным хранилищам, к которым многие уже привыкли. Но бот уникален тем, что работает внутри лучших и известных всем мессенджеров, таких как Telegram, WhatsApp и ВК. То есть вашему сотруднику, если он общается по работе, достаточно будет просто открыть диалог с ботом и отправить ему изображение или документ! Чат-бот сохранит всё в целости и сохранности.

Это безопасно и экономит ваше время. А еще это удобно! Бот Архиватор подключается к вашему серверу или популярным облачным хранилищам, и вам не придётся устанавливать лишние приложения. Его можно интегрировать с ПК и почтой, подключать к групповому чату сотрудников, открывать с любого мессенджера. Мы сами пользуемся Архиватором и не представляем, как жили раньше.

Хотите внедрить такого чат-бота в свой бизнес? Наша команда разработает бота специально для вас, с учётом ваших требований и пожеланий. Пишите нам в чат, чтобы заказать разработку индивидуального чат-бота!