Кейс фестиваль Цветочный Джем

Фестиваль Цветочный Джем

Платформа: Telegram, WhatsApp

“Цветочный джем” это фестиваль городского ландшафтного дизайна, который ежегодно проходит в Москве. Для данного события проводятся работы по украшению города цветами и другими декоративными элементами. Объем работ большой и держать под контролем организацию сотрудников и сроки выполнения — задача непростая.

Задача проекта

Для организации подготовки к фестивалю определяется план, в котором отмечены площадки (порядка 1500 единиц), на которых необходимо выполнить те или иные работы. У каждой площадки есть свой адрес и список задач. Площадки сформированы в группы, у каждой группы площадок есть свой модератор. Модераторов площадки может быть несколько сотен, и их работу должны контролировать администраторы, а администраторы, в свою очередь, должны предоставлять отчеты организаторам фестиваля. Ранее администраторы выполняли проверки при помощи камер, на что тратилось огромное количество времени. Так появилась задача для чат-бота: создать для администраторов систему, при помощи которой можно получать отчеты о выполненных работах.

Цель

Оптимизировать часть процесса организации фестиваля. Сообщать модераторам план работ, фиксировать начало и завершение выполнения задач, получать информацию о проблемах, возникших при выполнении, для оперативного решения. Настроить автоматическую систему отчетов, при помощи которой можно отслеживать прогресс организации в быстром доступе.

Технологии

Язык программирования

База данных

Серверные решения

Облачное хранилище

Продукт

Для разработки чат-бота были выбраны платформы WhatsApp и Telegram. Пользователи бота — это база модераторов. При запуске бота пользователь видит список площадок для выполнения работ, подсказки для общения с ботом. Общение происходит в формате диалога, используются управляющие слова.
Принцип работы следующий:
1. Пользователь выбирает площадку из списка, путем отправки номера площадки в сообщении к боту.
2. Далее бот попросит прикрепить фото, снятое на месте рабочей локации и геопозицию.
3. На следующем шаге пользователь видит список задач на данной локации и может выбирать задачи из списка в любом порядке.
4. Если выбранная задача выполнена успешно, необходимо отправить фото выполненной работы боту. Если в процессе выполнения возникли трудности, также можно отправить сообщение с описанием ситуации и приложить фото.
5. Успешно выполненные задачи отмечаются в списке зеленой галочкой. Когда все задачи выполнены, необходимо отправить боту сообщение о завершении работ, фото на месте рабочей локации и геопозицию.
Особое внимание мы уделили аналитике. Ранее при организации фестиваля сотрудники тратили огромное количество времени на сведение полученной от исполнителей информации в один отчет определенного формата. Для оптимизации этого процесса мы настроили интеграцию с облачным хранилищем DropBox: построена многоуровневая система папок для удобной навигации, отчеты исполнителей (модераторов) расположены в директории соответствующего им администратора, выше идет деление на районы, округи. Отчеты по каждому модератору формируются в файлах excel, содержат полную информацию о выполнении задач (начало работ, завершение работ, проблемы, фото, геопозиции и т.д.). Также настроена автоматическая система отчетов: каждый день формируется полный сводный отчет по всем задачам с указанием прогресса выполнения плана.
Данные по задачам и адресам загружаются в бот при помощи файла excel.
Для модераторов оформлены детальные инструкции по использованию бота.

 

План действий

Начало работы над проектом это всегда встречи, обсуждение, аналитика. На первом этапе были изучены предоставленные заказчиком данные по планам работ, группам сотрудников, зафиксированы все требования, утверждены форматы файлов. После согласования технического задания мы приступили с проектированию бота и написанию сценария использования.

Следующий шаг это программирование бота и настройка интеграции. Создание в DropBox системы, связанных между собой отчетов, в удобном для дальнейшей обработки формате (excel). Настройка автоматического формирования единого сводного отчета. При этом для удобства просмотра ежедневно новый отчет помещается в корень директории, а предыдущие отчеты сохраняются в специальную папку.

Сроки реализации

Итоги

По итогам работы ботов можно сказать, что поставленная задача была выполнена на все 100%. Модераторы площадок получили отличный инструмент для быстрой отправки отчетов, время администраторов на проверку работ существенно сократилось, что позволило уделить внимание другим этапам организации и вывести подготовку мероприятия на новый уровень.

За период работы в 2 мес в бот было отправлено порядка 1000000 сообщений, на диск передано около 250 000 фотографий.

Если Вы хотите также использовать чат-ботов в своем бизнесе, открыть новый канал продаж и автоматизировать рутинные задачи, то не стесняйтесь и напишите нам любым удобным Вам способом:
Заполните форму и наш менеджер свяжется с Вами в течение часа:
Есть техническое задание?
Отлично! Приложите его к письму

Или напишите нам в один из мессенджеров: