Чат-бот для фестиваля «Цветочный джем»

Начало работы над проектом — это всегда встречи, обсуждение, аналитика. На первом этапе мы изучили предоставленные заказчиком данные по планам работ и группам сотрудников, зафиксировали все требования, утвердили форматы файлов.

После согласования технического задания с заказчиком приступили к проектированию бота и написанию сценария использования. Дальше стали разрабатывать чат-бота и настраивать его интеграцию в мессенджеры.

Также в облачном хранилище DropBox мы создали систему связанных между собой отчётов в удобном для дальнейшей обработки формате эксель.

Немного про рабочие процессы фестиваля. Для организации его подготовки определяется план с отмеченными площадками (порядка 1500 единиц), на которых необходимо выполнить те или иные работы. 

У каждой площадки есть свои адрес и список задач. Площадки сформированы в группы, к каждой группе площадок прикреплены свои администратор и супервайзеры, которые будут работать в этом районе.

Супервайзеров площадки может быть несколько сотен, их работу должны контролировать администраторы, а администраторы в свою очередь должны предоставлять отчёты организаторам фестиваля.

Раньше администраторам приходилось следить за сотнями чатов сразу: в них периодически приходили тысячи сообщений и сотни фотографий от супервайзеров, прикреплённых к конкретной площадке.

Среди таких сообщений могли быть уведомления о проблемах на площадках — если упустить какое-то их них, уложиться в согласованные сроки точно не получится. Поэтому администраторы вынуждены были постоянно следить за каждым сообщением, на что тратилось много энергии и времени.

При обсуждении с заказчиком мы предложили такое решение: создать для администраторов систему, при помощи которой можно получать отчёты о выполненных работах. Так будет тратиться минимальное количество времени на проверку, а усилий на это тратить почти не придётся.

Решили сделать чат-бота, который смог бы заменить сотни чатов. Так как раньше коммуникация была в Вотсапе и в Телеграме, туда и добавили чат-бота.

При запуске бота супервайзер видит список площадок для выполнения работ и подсказки для общения с ботом. Общение происходит в формате диалога, для коммуникации используются управляющие слова. А если что-то непонятно, всегда можно заглянуть в инструкцию.

Рабочий день супервайзера выглядит так:

1. Он выбирает площадку из списка путём отправки номера площадки в сообщении к боту.
2. Далее бот попросит прикрепить фотографию, снятую на месте рабочей локации, а также прислать геопозицию.
3. На следующем шаге супервайзер видит список задач на данной локации и может выбирать задачи из списка в любом порядке.
4. Если выбранная задача выполнена успешно, супервайзер должен отправить фотографию выполненной работы в чат-бот. Если в процессе выполнения возникли трудности, супервайзер может отправить сообщение с описанием ситуации и приложить фотографию — фиксацию проблемы.
5. Успешно выполненные задачи отмечаются в списке зелёной галочкой. Когда все задачи выполнены, супервайзер должен отправить боту сообщение о завершении работ, фотографию на месте рабочей локации и геопозицию.

Особое внимание мы уделили аналитике. Ранее при организации фестиваля сотрудники тратили огромное количество времени на сведение полученной от исполнителей информации в один отчёт определённого формата. 

Для оптимизации этого процесса мы настроили интеграцию с облачным хранилищем DropBox — построили многоуровневую систему папок для удобной навигации. К отчётам супервайзеров добавили возможность распределения в директории соответствующего им администратора. Дальше сортировка идёт на районы и округи.

При этом для удобства просмотра новый отчёт помещается в корень директории, а предыдущие отчёты сохраняются в специальную папку.

Отчёты по каждому модератору формируются в эксель-файлах. Каждый из них содержат полную информацию о выполнении задач (начало работ, завершение работ, проблемы, фотографии и геопозиции). 

Также настроена автоматическая система отчётов: каждый день формируется полный сводный отчёт по всем задачам с указанным прогрессом по выполнению плана.