Экономит время на сбор информации от соискателей и решает вопрос с подбором кандидатов в формате «здесь и сейчас»
«Искусство Автоматизации» — диджитал-агентство по разработке автоматизированных решений для бизнеса, куда также входит BotCreators — компания, занимающаяся разработкой сложных и продуманных чат-ботов.
Как правило, на новые проекты для нашей компании достаточно уже сформированной команды, но иногда к нам приходят с такими заказами, на которые нужно больше людей, чем требуется обычно.
А ещё к руководителям направлений постоянно стучатся новые люди, которые хотят присоединится к команде на полную занятость. Их бывает так много, что нанять всех сразу точно нельзя, но и терять контакты не хочется.
Так у нашего агентства появился чат-бот, автоматизирующий процесс поиска и подбора кандидатов.
Видео про кейс
Задача проекта
— Загрузить вопросы для анкеты соискателя
— Добавить прогресс заполнения анкеты
— Реализовать функцию отображения новых вакансий при их наличии
— Создать административную панель с функциями просмотра данных по соискателям и отправки рассылок конкретным кандидатам
— Добавить возможность вручную загружать данные по новым соискателям и просматривать общую статистику по всем кандидатам
Цель проекта
Автоматизировать сбор информации от потенциальных кандидатов и ускорить подбор новых сотрудников на новые проекты
Технологии
Продукт
Раньше, чтобы не терять потенциальных кандидатов, мы заносили их данные в таблицу Notion. Но у этого способа есть свои минусы.
Например, данные нужны постоянно актуализировать, а ещё такая таблица не решает проблему с бесконечным потоком сообщений от новых людей.
Так как у нас в агентстве пока нет своего HR-специалиста, а избавиться от минусов хотелось как можно скорее, мы пришли к очевидному решению — создать чат-бота, который закрывал бы наши потребности в автоматическом режиме.
А ещё это оказалось отличным способом для переноса информации из личных сообщений в отдельную базу данных. Даже у HR-специалиста могла быть завалена личка, бот же своей простой функциональностью полностью закрывает этот вопрос.
Разработка бота
У нас есть собственная методология, по которой мы разрабатываем продукты. Она позволяет нам выпускать MVP уже через три недели с момента начала работы над ним.
Эту же методологию мы используем и для своих внутренних проектов. Наш HR-бот не стал исключением.
Мы собрали требования и занесли их на доску в Miro. Получился с функциями, которые мы обязательно хотели видеть в нашем HR-боте:
— Приветственное сообщение
— Заполнение анкеты
— Просмотр текущих вакансий
— Сообщение с описанием компании
Также нам нужна была административная панель, в которой можно было бы:
— Видеть данные пользователей, которые заполнили анкету
— Отправлять рассылки потенциальным кандидатам
— Добавлять данные специалистов вручную
— Просматривать общую статистику
Периодически мы проводили созвоны, на которых сверялись с требованиями по ТЗ и фиксировали прогресс разработки. В какой-то момент для проекта понадобился новый PM, но благодаря нашей методологии влиться в работу ему удалось «бесшовно», эта же методология позволила уложиться в конкретные сроки по запуску бота.
В итоге бот получился таким, каким мы его и задумали. Конечно, не обошлось без парочки багов: некоторые сообщения в админ-панели выходили за пределы блока при изменении его размера; а ещё был недочёт с обязательным указанием данных по Телеграму — для нашей таблицы в админ-панели помимо никнейма требовался также ID Телеграма.
В ходе разработки появились и новые идеи. Для некоторых кандидатов хотелось зафиксировать дополнительную информацию, например, по каким проектам мы сотрудничали с ними ранее. Так появились заметки. Ещё думали о реферальной программе — в наших планах добавить её в ближайшее время.
Как бот работает
При первом запуске бот поприветствует пользователя и расскажет о том, для чего он был создан.
Затем в меню появятся три кнопки: «Оставить информацию о себе», «Текущие вакансии» и «О компании».
Если выбрать «Оставить информацию о себе», бот пришлёт сообщение с описанием выгоды это сделать, а после этого будет присылать последовательно по одному вопросу из заранее загруженной анкеты.
Всего в анкете восемь вопросов. В каждом из сообщений пользователь может видеть свой прогресс в заполнении анкеты.
На некоторые вопросы нужно отвечать вводом текста, на другие — выбирать из готовых вариантов. Так, в вопросе о технологиях, с которыми пользователь может работать, можно выбрать сразу несколько вариантов.
После того как пользователь полностью заполнит анкету, бот сообщит о сохранении данных и предложит заглянуть в другие разделы меню.
В разделе «Текущие вакансии» можно увидеть либо сервисное сообщение с уведомлением о том, что на текущий момент новых вакансий нет, либо список текущих вакансий.
В разделе «О компании» бот присылает ссылки:
— на официальный Телеграм-канал BotCreators
— на официальный сайт BotCreators
— на бота, в котором можно оставить заявку на разработку нового проекта
Сохранённые данные от соискателя бот отправляет в базу данных. Изучить новую информацию можно в административной панели, доступ к которой есть только у администратора.
Там же можно добавлять данные о кандидате вручную, а ещё отправлять соискателям тематические сообщения — например, уведомления о том, что появилась новая вакансия.
Кстати, в админ-панели есть функция отправки сообщения выборочно. Для этого нужно выбрать в фильтрах конкретные пункты из анкеты кандидата, например, определённое направление или стек технологий. Тогда уведомление получат только те пользователи, кому эта информация точно может пригодиться.
По такому же принципу работает и поиск нужной информации в данных кандидатов.
Если создать новую вакансию, то все, кто в дальнейшем будет на неё откликаться, будут фиксироваться в админ-панели как число откликнувшихся в таблице вакансий.
В этой же таблице есть и другие параметры: направление, зарплата, опыт и статус.
Преимущества бота
- Все новые потенциальные кандидаты автоматически загружаются в нашу базу данных.
- В этой базе данных легко сортировать кандидатов по направлению, стеку, опыту, зарплате и статусу.
- Быстро закрыть позицию для нового проекта теперь не проблема.
- Некоторые из тех, кто приходит к нам на проектную работу, переходят в постоянный штат.
- Экономия времени для сотрудников, которые собирают данные по соискателям.
Самое главное преимущество — этим чат-ботом мы полностью закрываем рынок HR-систем. В нашем HR-боте собираются потенциальные кандидаты, в нашем Кружке проводятся первичные собеседования, а в корпоративном портале Empower в автоматическом режиме проходит онбординг новых сотрудников.
У таких гигантов из IT-индустрии, как Яндекс и Студия Артемия Лебедева, есть отдельные страницы с актуальными вакансиями — там и дизайн, и вёрстка, и подключенная CMS.
Наша же система позволяет автоматизировать процесс подбора и поиска кандидатов с минимальным количеством функций при небольшом бюджете на разработку и поддержку проекта.
Команда
- Боровков Евгений
- Кочурина Ксения
- Волменских Савелий
- Новиков Николай
- Черемшанцев Леонид
- Кочанов Андрей
Итоги
Если можно придумать инструмент, который может сэкономить ресурсы компании — мы его обязательно придумаем. А ещё быстро разработаем и будем использовать в реальных, а не в гипотетических ситуациях.
В цифрах:
Один чат-бот
Две роли — соискатель и администратор
45 дней ушло на разработку первой версии
10+ часов экономии на подбор и поиск кандидатов в месяц