HR-бот для «Искусства Автоматизации»

Экономит время на сбор информации от соискателей и решает вопрос с подбором кандидатов в формате «здесь и сейчас»

«Искусство Автоматизации» — диджитал-агентство по разработке автоматизированных решений для бизнеса, куда также входит BotCreators — компания, занимающаяся разработкой сложных и продуманных чат-ботов.

Как правило, на новые проекты для нашей компании достаточно уже сформированной команды, но иногда к нам приходят с такими заказами, на которые нужно больше людей, чем требуется обычно.

А ещё к руководителям направлений постоянно стучатся новые люди, которые хотят присоединится к команде на полную занятость. Их бывает так много, что нанять всех сразу точно нельзя, но и терять контакты не хочется.

Так у нашего агентства появился чат-бот, автоматизирующий процесс поиска и подбора кандидатов.

Видео про кейс

Задача проекта

— Загрузить вопросы для анкеты соискателя

— Добавить прогресс заполнения анкеты

— Реализовать функцию отображения новых вакансий при их наличии

— Создать административную панель с функциями просмотра данных по соискателям и отправки рассылок конкретным кандидатам

— Добавить возможность вручную загружать данные по новым соискателям и просматривать общую статистику по всем кандидатам

Цель проекта

Автоматизировать сбор информации от потенциальных кандидатов и ускорить подбор новых сотрудников на новые проекты

Технологии

API Telegram
Язык программирования
Админ панель на базе Jmix
База данных PostgreSQL
Серверные решения

Продукт

Раньше, чтобы не терять потенциальных кандидатов, мы заносили их данные в таблицу Notion. Но у этого способа есть свои минусы.

Например, данные нужны постоянно актуализировать, а ещё такая таблица не решает проблему с бесконечным потоком сообщений от новых людей.

Так как у нас в агентстве пока нет своего HR-специалиста, а избавиться от минусов хотелось как можно скорее, мы пришли к очевидному решению — создать чат-бота, который закрывал бы наши потребности в автоматическом режиме.

А ещё это оказалось отличным способом для переноса информации из личных сообщений в отдельную базу данных. Даже у HR-специалиста могла быть завалена личка, бот же своей простой функциональностью полностью закрывает этот вопрос.

Разработка бота

У нас есть собственная методология, по которой мы разрабатываем продукты. Она позволяет нам выпускать MVP уже через три недели с момента начала работы над ним.

Эту же методологию мы используем и для своих внутренних проектов. Наш HR-бот не стал исключением.

Мы собрали требования и занесли их на доску в Miro. Получился с функциями, которые мы обязательно хотели видеть в нашем HR-боте:

— Приветственное сообщение

— Заполнение анкеты

— Просмотр текущих вакансий

— Сообщение с описанием компании

Также нам нужна была административная панель, в которой можно было бы:

— Видеть данные пользователей, которые заполнили анкету

— Отправлять рассылки потенциальным кандидатам

— Добавлять данные специалистов вручную

— Просматривать общую статистику

Периодически мы проводили созвоны, на которых сверялись с требованиями по ТЗ и фиксировали прогресс разработки. В какой-то момент для проекта понадобился новый PM, но благодаря нашей методологии влиться в работу ему удалось «бесшовно», эта же методология позволила уложиться в конкретные сроки по запуску бота.

В итоге бот получился таким, каким мы его и задумали. Конечно, не обошлось без парочки багов: некоторые сообщения в админ-панели выходили за пределы блока при изменении его размера; а ещё был недочёт с обязательным указанием данных по Телеграму — для нашей таблицы в админ-панели помимо никнейма требовался также ID Телеграма.

В ходе разработки появились и новые идеи. Для некоторых кандидатов хотелось зафиксировать дополнительную информацию, например, по каким проектам мы сотрудничали с ними ранее. Так появились заметки. Ещё думали о реферальной программе — в наших планах добавить её в ближайшее время.

Как бот работает

При первом запуске бот поприветствует пользователя и расскажет о том, для чего он был создан.

Затем в меню появятся три кнопки: «Оставить информацию о себе», «Текущие вакансии» и «О компании».

Если выбрать «Оставить информацию о себе», бот пришлёт сообщение с описанием выгоды это сделать, а после этого будет присылать последовательно по одному вопросу из заранее загруженной анкеты.

Всего в анкете восемь вопросов. В каждом из сообщений пользователь может видеть свой прогресс в заполнении анкеты.

На некоторые вопросы нужно отвечать вводом текста, на другие — выбирать из готовых вариантов. Так, в вопросе о технологиях, с которыми пользователь может работать, можно выбрать сразу несколько вариантов.

После того как пользователь полностью заполнит анкету, бот сообщит о сохранении данных и предложит заглянуть в другие разделы меню.

В разделе «Текущие вакансии» можно увидеть либо сервисное сообщение с уведомлением о том, что на текущий момент новых вакансий нет, либо список текущих вакансий.

В разделе «О компании» бот присылает ссылки:

— на официальный Телеграм-канал BotCreators

— на официальный сайт BotCreators

— на бота, в котором можно оставить заявку на разработку нового проекта

Сохранённые данные от соискателя бот отправляет в базу данных. Изучить новую информацию можно в административной панели, доступ к которой есть только у администратора.

Там же можно добавлять данные о кандидате вручную, а ещё отправлять соискателям тематические сообщения — например, уведомления о том, что появилась новая вакансия.

Кстати, в админ-панели есть функция отправки сообщения выборочно. Для этого нужно выбрать в фильтрах конкретные пункты из анкеты кандидата, например, определённое направление или стек технологий. Тогда уведомление получат только те пользователи, кому эта информация точно может пригодиться.

По такому же принципу работает и поиск нужной информации в данных кандидатов.

Если создать новую вакансию, то все, кто в дальнейшем будет на неё откликаться, будут фиксироваться в админ-панели как число откликнувшихся в таблице вакансий.

В этой же таблице есть и другие параметры: направление, зарплата, опыт и статус.

Преимущества бота

  • Все новые потенциальные кандидаты автоматически загружаются в нашу базу данных.
  • В этой базе данных легко сортировать кандидатов по направлению, стеку, опыту, зарплате и статусу.
  • Быстро закрыть позицию для нового проекта теперь не проблема.
  • Некоторые из тех, кто приходит к нам на проектную работу, переходят в постоянный штат.
  • Экономия времени для сотрудников, которые собирают данные по соискателям.

 

Самое главное преимущество — этим чат-ботом мы полностью закрываем рынок HR-систем. В нашем HR-боте собираются потенциальные кандидаты, в нашем Кружке проводятся первичные собеседования, а в корпоративном портале Empower в автоматическом режиме проходит онбординг новых сотрудников.

У таких гигантов из IT-индустрии, как Яндекс и Студия Артемия Лебедева, есть отдельные страницы с актуальными вакансиями — там и дизайн, и вёрстка, и подключенная CMS.

Наша же система позволяет автоматизировать процесс подбора и поиска кандидатов с минимальным количеством функций при небольшом бюджете на разработку и поддержку проекта.

Команда

Руководитель
  • Боровков Евгений
Менеджер проекта
  • Кочурина Ксения
  • Волменских Савелий
DevOps
  • Новиков Николай
Разработчик
  • Черемшанцев Леонид
Тестировщик
  • Кочанов Андрей
Дата выпуска: 11.06.2024

Итоги

Если можно придумать инструмент, который может сэкономить ресурсы компании — мы его обязательно придумаем. А ещё быстро разработаем и будем использовать в реальных, а не в гипотетических ситуациях.

 

В цифрах:

Один чат-бот

Две роли — соискатель и администратор

45 дней ушло на разработку первой версии

10+ часов экономии на подбор и поиск кандидатов в месяц

 

Ссылка на бота

Заполните форму
Наш менеджер свяжется с вами в течение часа
Напишите в мессенджер
Наш менеджер свяжется с вами в течение часа
Роман Чугайнов
Эксперт по продукту