8 800 550 47 15 telegram

Чат-бот для отправки задач исполнителям и получения отклика от них

Платформа: Telegram

Сейчас сложно назвать компанию, в которой для обсуждения рабочих вопросов не используется тот или иной мессенджер. Для некоторых организаций можно с уверенностью сказать, что именно чат в мессенджере является основным каналом общения, распределения и обработки задач. Это неудивительно, так как чаты имеют весомые преимущества, скажем, над электронной почтой: они дают возможность общаться большому количеству людей в реальном времени вне зависимости от местоположения. Сообщения каждого участника публикуются моментально. Для общения нужен всего лишь телефон, а он есть у всех. Однако при определенных условиях (большое количество пользователей в чате и высокая активность общения) использование чата может доставлять неудобства: сложность поиска нужной информации, необходимость отсеивать ненужную информацию и так далее.

Задача проекта

Если рассматривать связку “чат-бот — CRM” в случае реализации классической воронки продаж, то сценарий почти всегда одинаков — сообщения (заявки) пользователей попадают в CRM для последующий обработки менеджерами. Но интеграция может работать и в другую сторону. Допустим, что в компании работают сотрудники, которые являются независимыми исполнителями. Особенно такая ситуация актуальна для организаций в сфере строительства, доставки, курьерской службы, бюро переводов, волонтерства и других. Основной канал общения с ними — чат в мессенджере. Именно в нем менеджеры ставят задачи и определяют условия сотрудничества с исполнителем. Здесь мы увидели задачу: каким образом можно оптимизировать такую схему работы?

Цель

Автоматизация процесса распределения заявок между исполнителями. Оптимизация временных затрат менеджеров компании.

Технологии

Язык программирования

База данных

Серверные решения

API Telegram

AmoCRM

Продукт

Для реализации задачи был взят чат в мессенджере telegram и достаточно популярная программа для управления бизнес-процессами amoCRM. Количество пользователей — участников чата может быть любым, беседы в чате и количество сообщений Сценарий процесса следующий: 1. У менеджера есть задача которую необходимо выполнить и ему требуется найти исполнителя
Ранее менеджер писал задание просто сообщением в чате и ожидал обратной связи. 2. Менеджер открывает amoCRM и ставит там задачу, заполняя необходимую информацию 3. Из amoCRM задача отправляется в чат при помощи чат-бота. 4. Исполнитель, готовый взять работу, ознакомившись с условиями, нажимает кнопку Забрать заказ. 5. Менеджеру приходит уведомление с данными исполнителя Рассмотрим механику подробнее.
Постановка задачи

Менеджеру компании нет необходимости писать что-либо в чат. Он создает и управляет сделками в программе amoCRM.
На изображении представлен путь сделки (задачи) по этапам: от постановки до закрытия.
Для создания задачи выбирается опция Новая сделка, далее вносится вся необходимая информация об условиях выполнения работы, сроках, оплате, требуемых навыках и т.д. Чтобы задача попала в чат к исполнителям, необходимо поместить ее на этап Поиск исполнителя. Как только этап был присвоен, чат-бот получит соответствующее уведомление и отработает запрограммированный функционал, процесс занимает считанные секунды.

Задание в чате

Все пользователи чата telegram получат сообщение следующего вида:

Когда пользователь нажимает кнопку “Получить номер телефона клиента”, следующее сообщение будет отправлено ему лично. Оно содержит дополнительную контактную информацию по которой исполнитель может уточнить интересующие детали. Если условия подходят и решение принято, исполнитель нажимает кнопку Забрать заказ, чем дает свое согласие на его выполнение:

На данном этапе есть необходимость контроля действий: забрать заказ может только один исполнитель (тут мы исключаем случай одновременного нажатия, по причине малой вероятности). После того как кнопка принятия заказ была нажата, в общий чат будет отправлено уведомление, что по данному заказу исполнитель найден.

Ответ в amoCRM

Задание успешно нашло своего исполнителя — осталось сообщить об этом менеджеру. При принятии заказа, одновременно с уведомлениями в чате, в CRM отправляются данные об исполнителе: ФИО и логин в telegram (в нашем случае). В карточке сделки он будет указан как ответственный.

Итоги

Реализованный проект полностью выполняет поставленные цели. С его использованием можно исключить минусы ведения рабочих процессов в чате мессенджера. Не требуется обучение сотрудников, или какое-либо существенное изменения привычных для них процессов. Существенным плюсом является возможность “разгрузки” менеджеров, отсутствует необходимость личного общения и согласования условий работы с сотрудниками, не требуется ежедневный контроль за лентой сообщений.

Хотите разработать подобного чат-бота?