Многие компании используют мессенджеры для ведения деловой переписки. Зачастую свой чат есть почти у каждого отдела и, несомненно, в этом есть ряд преимуществ: обсуждение ежедневных вопросов, получение уведомлений и срочных сообщений в реальном времени, проведение опроса или голосования при помощи стандартного функционала и т.д. Также случается, что в чаты переносится решение более существенных вопросов, например согласование каких-либо документов или операций. Разумеется, речь не идет о ведении документооборота или учета финансовой деятельности — для этого используется соответствующее ПО. Однако, если некий процесс имеет повторяющийся характер и четкий жизненный цикл, почему бы его не автоматизировать?
Видео про кейс
Задача проекта
Согласование заявки — это поэтапный процесс, который начинается с формирования самой заявки. Четкая последовательность действий, возможность оперативного внесения изменений, система уведомлений для всех участников цепочки согласования, ведение журнала, управление ролями — это составляющие успешной автоматизации процесса, которая позволит достичь поставленных целей, защитит от потери данных, сэкономит время сотрудников. Задачу проекта можно условно разделить на две составляющие: создание заявки и процесс ее согласования.
Цель проекта
Оптимизировать бизнес процесс формирования и согласования заявок на платежи. Повысить эффективность и качество коммуникации в процессе согласования. Минимизировать риски потери данных и нарушения сроков выполнения платежей.
Технологии
Продукт
Традиционно команда Botcreators начала работу со сбора и анализа функциональных требований и оформления технического задания. Большой опыт разработки ботов и автоматизации бизнес процессов позволяет нам формировать документацию для разработки в максимально короткие сроки. Документация дополняется блок-схемами и примерами экранов для визуализации предполагаемого результата. В процессе обсуждения деталей проекта мы не только задаем необходимые вопросы, но и вникаем в суть процесса и предлагаем оптимальные решения по автоматизации его составляющих.
Создание заявки
В качестве основы для создания заявки нами был изучен документ, предоставленный заказчиком. Документ ведется в формате excel и представляет собой форму для заполнения. Форма создания заявки имеет нелинейную структуру, а также содержит несколько типов полей: автоматическое заполнение (дата, инициатор заявки), выбор значения из списка (использование справочников), свободный ввод (пояснительная часть заявки). В некоторых случаях к заявке можно прикрепить документ. При определенных условиях, например выборе конкретного значения из списка, может измениться состав полей, обязательных к заполнению, а также некоторые из возможных значений справочника для выбора из списка. Заполнение формы в чат-боте реализовано в виде опроса, где пользователь пошагово вносит необходимые данные с учетом условных ветвлений.
Ролевая модель
В чат-боте предусмотрено несколько ролей пользователей, у каждой из которых своя задача. Допускается наличие у пользователя нескольких ролей — в таком случае заявку может создать и сотрудник с согласующей ролью. Условно роли можно разделить на следующие группы:
1-я группа пользователей Менеджеры. Они являются инициаторами заявок и запускают весь процесс.
2-я группа пользователей это Руководители, которые выполняют роли согласования заявок. Таких ролей предусмотрено согласно уровням.
3-я группа это Бухгалтеры — отвечают за исполнение платежа и завершение жизненного цикла заявок.
4-я группа — Наблюдатели. Пользователи данной роли не имеют функциональной нагрузки , но имеют доступ к журналу заявок и получают корпоративную рассылку в чат-боте.
5-я группа это Администратор — ответственный сотрудник, который управляет списком пользователей и назначением ролей, содержанием справочников, а также формирует и отправляет информационную рассылку. Администратору доступна функция экспорта журнала заявок.
Процесс согласования
Задача каждой из ступени согласования — проверка полноты и корректности информации указанной в заявке. В случае успешной проверки, сотрудник согласовывающей роли подтверждает заявку соответствующей кнопкой в интерфейсе бота. Если же заявка нуждается в доработке, ее можно вернуть менеджеру для внесения правок, указав при этом замечания в комментарии. Чтобы заявка достигла финального этапа — Бухгалтерии, она должна успешно пройти все согласовывающие роли в определенном порядке. Однако даже на финальном этапе заявка может быть отклонена Бухгалтером по какой-либо причине — в таком случае заявка уже не подлежит правке. Менеджер может просмотреть отклоненные заявки в одноименном разделе, выбрать любую из них и либо внести изменения, либо удалить. Отредактированная заявка будет отправлена на согласование заново согласно сценарию. При отклонении заявки на каком-либо этапе — соответствующие уведомления получит Менеджер создавший заявку, а также сотрудники ролей, подтвердивших согласование ранее.
Администрирование
Для управления основными настройками бота предусмотрена роль администратора. Администратор бота, успешно авторизовавшись, может: Выгрузить файл с пользователями и внести в него отредактировать его. Внесенные изменения вступят в силу сразу же после загрузки файла обратно в бот. Внести изменения в списки значения для справочников, которые используются для заполнения формы. Значения также хранятся в файле. Выгрузить журнал заявок. Отправит рассылку всем участника бота. Рассылка содержит текстовое сообщение и прикрепленный файл при необходимости.
Статистика
В процессе работы бот сохраняет информацию о каждой заявке, кроме тех, что были удалены. В журнале можно просмотреть все комментарии, которые были добавлены пользователями в процессе согласования, а также получить статус заявки (в работе/завершена). Журнал может быть использован в качестве информационной базы для последующей оценки эффективности работы бота, получения статистики по заявкам, аналитики процесса согласования методами BI.
Команда
- Боков Ахмад
- Ефременко Алина
- Галимов Руслан
Итоги
Проект разработан в установленные сроки и в полном соответствии с техническим заданием. Этап тестирования успешно пройден. Бот запущен в рабочий режим и отлично выполняет поставленные задачи.
