HR-бот для ОБФ

Первым делом мы продумали архитектуру безопасной авторизации. Каждый новый сотрудник должен получить одноразовые логин и пароль, которые генерируются прямо в корпоративной «1С» после оформления приёма на работу. Система передаёт данные в бот, а кадровик получает учётные данные и отправляет их новичку. Просто, но надёжно.

Дальше мы выстроили логику персонализации. Компания объединяет несколько предприятий, и каждому сотруднику важно видеть только релевантную информацию: учебные материалы своего подразделения, контакты своего HR-отдела, заявления по формам своего предприятия. 

Мы настроили систему так, чтобы бот автоматически определял принадлежность пользователя и показывал только то, что ему действительно нужно.

Онбординг и наставничество

Особое внимание уделили сценариям адаптации. Мы разработали два типа программ:

Общий онбординг запускается автоматически для всех новых сотрудников в день первой авторизации. Для каждого предприятия создаётся свой сценарий с учётом специфики производства. Бот последовательно отправляет обучающие материалы, проводит опросы и собирает обратную связь — всё по заранее выстроенному графику.

Персонализированное наставничество активируется для определённых должностей, где нужна стажировка. В этом случае сотруднику назначается наставник, а бот становится цифровым помощником, который напоминает о важных этапах, приглашает пройти тесты на внешней LMS-платформе и фиксирует прогресс обучения.

Оба сценария могут развиваться параллельно, дополняя друг друга.

Автоматизация рутины

Раньше чтобы заказать справку 2-НДФЛ или подать заявление на отпуск, приходилось идти в отдел кадров. Теперь всё происходит через бот. Сотрудник выбирает нужный документ, запрос автоматически попадает в HR-отдел соответствующего предприятия. Когда справка готова — приходит уведомление в бот. Для заявлений бот сразу выдаёт шаблон и перечень необходимых документов, которые можно прикрепить прямо в диалоге.

Мы также добавили раздел обратной связи. Сотрудник может отправить предложение или замечание (до 2 документов во вложении), и HR-отдел получает письмо с полными данными отправителя и его сообщением.

Техническое решение для голосований

Интересная задача возникла с голосованиями. Опросы в «Телеграме» работают внутри каждого чата отдельно, не имея общей точки сбора данных, из-за чего невозможно получить единую статистику. 

Мы разработали собственную систему с централизованной базой данных, которая фиксирует каждый голос в реальном времени. Теперь все участники видят актуальные результаты одновременно, независимо от того, в каком чате они голосуют.

Админпанель для управления

Для администраторов мы создали полноценную панель управления с конструктором сценариев, в которой можно:

• управлять пользователями;
• настраивать контент главного меню;
• создавать опросы в трёх форматах — текстовом, со звёздами или с эмодзи;
• отправлять персональные рассылки;
• запускать голосования;
• настраивать автоматические поздравления с днём рождения;
• выстраивать программы онбординга и наставничества;
• анализировать результаты опросов.

Для авторизации в админпанели доступны две роли: суперадминистратор с полным доступом и младший администратор, который работает только со своим предприятием. Таким образом мы распределили ответственность и обезопасили данные разных площадок.

Дополнительные пожелания

В процессе разработки заказчик попросил добавить новый раздел меню «Важно знать» с подразделами о зарплате, здоровье, спорте и правовой информации. На реализацию ушло 2 недели, но функциональность органично вписалась в общую архитектуру.

Сложности в проекте

Примерно на 40% готовности проекта из команды ушли разработчик и тестировщик. Новым сотрудникам нужно было время, чтобы разобраться в коде и архитектуре. Мы не стали скрывать ситуацию от заказчика, открыто обсудили сроки, и компания отнеслась с пониманием. Всё в итоге сделать успели.

Инфраструктура

Тестовую версию разместили на своих серверах для быстрой отладки, а продуктивную — на серверах клиента для обеспечения полного контроля над данными. Обсуждения с заказчиком велись постоянно — с нами легко шли на контакт и оперативно отвечали на вопросы. Мы показывали результаты поэтапно: сначала основную функциональность и разделы меню, затем админпанель, потом уже доработки.

Сейчас это полноценная экосистема для HR-процессов с автоматизированными сценариями, персонализацией контента, интеграцией с «1С» и внешней платформой тестирования. Сотрудники получают справки за пару кликов, новички проходят понятную адаптацию, а HR-специалисты видят прозрачную аналитику по всем процессам.

Что дальше

В будущем мы планируем поставить защиту для раздела с личной информацией. При первом обращении сотрудник сам устанавливает уникальный код доступа, а через минуту данные автоматически удаляются, чтобы никто из посторонних людей не смог запомнить комбинацию кода.